1．毕业生学籍档案转换人事档案

毕业生的学籍档案是指我院正式录取的普通大中专学生的档案，以文字纸质资料的形式存在，毕业生的人事档案由学籍档案转换而来，是指毕业生毕业后，在其学籍档案中放入《全国普通高校本专科毕业生就业通知书》或《四川省中等专业学校毕业生就业通知书》（以下简称《就业通知书》），然后由学院将档案转交毕业生生源所在地的人力资源和社会保障部门或就业单位指定存档机构。这时的学籍档案正式成为人事档案，毕业生通过与其签订就业协议书或用人单位接收函，然后履行相关毕业程序并取得就业报到证后，才得以实现。

2．档案作用

档案的作用主要体现在为单位人力资源部门提供依据。档案是个人历史的真实记录，通过档案可以清楚地了解一个人过去的学习和工作轨迹。同时，用人单位为了保护知识产权，会对新进员工进行严格筛查，当事人个人档案中的学业成绩及思想表现情况通常会成为重要依据。有了档案，就可以享受到相关的人事、劳动、社会保障服务，如办理社会保险、失业保险等。无论是在原单位供职的人还是辞职后另求新职者，在办理社会保险、领取失业金时，个人档案记录的工龄、工资、待遇、职务、社保参保年限等都是主要依据。

3．档案内容

就业通知书、高考原始档案、高等（或中等）学校学生登记表、毕业生登记表、学生成绩表、奖惩材料、实习鉴定表、综合素质自我测评表、体检表、毕业生党团材料等。

4．毕业生档案的转寄

毕业生档案由学院学生处完善后，将合格的毕业生档案贴上封条以班为单位移交给学院招生就业处就业科。

①签订就业协议书的毕业生档案（协议内容有接受档案单位名称和户口迁移地址），由学院发往用人单位指定的存档机构。

②签订就业协议的毕业生档案（协议内容没有接受档案单位名称和户口迁移地址），由学院直接派发到毕业生高考生源所在地和户籍所在地的地级市州（或直辖市的县级）人力资源和社会保障部门。

③未签订就业协议书的毕业生档案，由学院集中统一直接派发到毕业生户籍所在地的地级市州（或直辖市的县级）人力资源和社会保障部门。

④未取得毕业资格的毕业生档案由学院免费保管两年。

5．转接档案时间及方式

①学院集中统一于毕业当年7月20—30日通过机要等渠道寄送档案。毕业生离校2个月后其档案仍未到达指定地点，应与学院招生就业处就业科确认档案去向。

②用人单位或毕业生个人提档。原则上档案不允许个人自带，确属单位或已派遣毕业生有特殊情形急需提取档案者，则必须持有单位开具的介绍信（调档函）及相关证件，方可办理调档手续。

6．择业期内解除劳动关系的毕业生办理档案转递手续

择业期就是就业报到证的有效期，时间一般为两年。

①根据毕业生意愿可直接将档案存放在各地的人力资源和社会保障部门，或由人社部门出具接收档案的商调函到用人单位存放档案的部门办理档案转递手续。

②涉及到调整改派的，由毕业生出示换发后新的《就业通知书》和《就业报到证》到用人单位存放档案的部门办理档案转递手续。

7．超出择业期的毕业生档案转递

①如果改派回高考生源所在地或户籍所在地的毕业生，可直接拿着相关证明函件、就业报到证和居民身份证到存档机构办理档案转递手续。

②跨省调档的毕业生档案必须通过各地人力资源和社会保障部门办理档案互调手续（根据各人力资源和社会保障部门转递人事档案的相关政策办理）。